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基礎數據準確化之前,不要盲目上ERP企業管理軟件!

發布于2020-03-20  訪問次數:386  來源:本站

有人這樣說,ERP不難,只是很繁。這里所說的繁,指的就是整理ERP基礎數據的過程。整理ERP基礎數據的確很繁瑣,這個過程并不比ERP上線輕松,但它并不難,只要堅持,就一定能夠實現。ERP項目實施成功靠的是三分技術,七分管理,十二分數據。可見,ERP系統中基礎數據整理的重要性。

什么是基礎數據?

制造業ERP系統的基礎數據量大面廣,涵蓋了企業中所有可見信息和不可見信息。

可見信息:物料基本信息,產品結構數據,會計科目,供應商客戶信息,部門、工廠、倉庫、車間信息等等,這些信息在手工作業中也會用到。

不可見信息:單據類型、倉庫性質、計劃參數等,這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的,它們會影響到系統計算。

數據的正確性是最重要的,ERP系統就是根據這些基礎數據,按照內部邏輯經過運算形成各種報告報表,供管理者掌握生產經營狀況,從而進行分析和決策的。如果其中任何一個數據與實際不符,計劃結果就將沒有任何指導意義。

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基礎數據整理的工作重

ERP的主要作用就是對企業信息的整合,而信息的載體和表達都要通過數據完成。基礎數據是許多程序正確運行的基礎,如物料計劃和生產計劃就是根據物料文件設定的提前期、庫存量、BOM結構等計算得到的。

基礎數據整理工作很繁雜,沒有捷徑,但有方法。對于新上制造業ERP系統的企業,在千頭萬緒的工作中,如果能夠抓住編碼這一主線,把握好物料主文件、物料清單(BOM)和庫存數據三個重點,就可以提綱挈領、一以貫之。

基礎數據整理實施過程頭緒多、工作量大、耗時長、涉及面廣、也最容易出錯。

為了幫助企業更有效地實施ERP,我們來學習一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎數據準備。

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1.確定工作范圍

首先根據ERP項目范圍確定哪些數據需要準備,然后確定參與部門和人員配備,進而確定工作計劃,切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做,必須對此項工作的艱難程度有充分的認識。工作計劃中還要注意安排定期的會議,以方便工作人員之間溝通。

2.建立必要的編碼原則

ERP軟件對數據的管理是通過編碼實現的,編碼可以對數據進行唯一的標識,并且貫穿以后的查詢和應用,建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則,也為龐雜的數據確定了數據庫可以識別的唯一標識方法。

另外,編碼原則的制定屬于企業級標準的建立,尤其對于量大的基礎數據(如物料主文件的編碼)必須由多個部門共同確定方案。

3.建立公用信息

建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數據會在其他基礎數據中被引用,并且數據量不大,可以利用較少的時間和人力完成。如果整理其他數據的時候發現缺少公用信息再補的話,整體效率和進度會大打折扣。

4.BOM結構的確定

如果企業應用生產系統、計劃或產品研發模塊,BOM就是必須的基礎數據。這里首先應該明確原料到半成品、半成品到產品的級次關系,這步工作的難點是半成品設定的問題。如果半成品設定層次少或層次不設定,今后的統計分析就不能細化;如果半成品設定多,就會大大增加數據量。

如果遇到下列情況,那么半成品要設置編碼管理:對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售后服務,除此以外半成品盡量不用編碼,也不用錄入軟件系統,BOM 每多一層,相應增加BOM數據量的同時還會增加物料信息的數據量。

5.收集第一手資料,將原來的離散數據從不同部門集中

在這些離散數據中,僅物料基本信息一項,字段就包括生產、采購、銷售、庫存、財務的信息。在這步中,應利用統一格式的表格在各個部門間交叉流轉,讓各部門將與自己相關的數據填入表格,完成后傳遞給下個部門,以此類推,直到完成此步工作。在工作中應注意傳遞的安排,傳遞路徑需提前確定。

為了保證工期,可以讓不同部門同時開始,然后交叉傳遞,或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時,將每張發出的表格統一編號(唯一),并在部門間交接時作好記錄,這樣不僅可以控制進度,還能避免數據丟失。

6.數據檢查

(1)完整性檢查:完整性即記錄數量是否完整。可以請企業中有經驗的人員復查或計算一下總數,將其和歷史數據比較。同時還要檢查字段的完整性,所有的ERP軟件都有必須輸入的字段,如果缺少這些字段就會造成系統的不穩定,如物料的提前期、默認倉庫等。

(2)正確性檢查:可以由企業自己根據需要制定檢查原則。有些錯誤如會計科目是資產類型的,但是因為人為錯誤輸入成負債類型的,再比如有的物料是采購來的,但是錄入成自制件,這樣的錯誤在系統上線前必須發現并改正。

(3)唯一性檢查:數據的唯一性應該從兩個角度檢查,常見錯誤有多個實物編成同一個編碼,如果以后錄入系統,成熟的ERP軟件會提示編碼已經存在,并拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼的現象也必須杜絕,這種錯誤ERP軟件是發現不了的,必須利用人工查找,否則在上線后會發生多個賬務錯誤。

7.將數據錄入軟件系統

錄入前應該將基礎數據原始檔案歸檔,對于以電子文檔保存的數據,應該將數據備份好,并注明整理人員、完成時間和最后版本,如果是打印的紙介質,應該將其保存在專門的文件柜中,作為重要文檔管理。

通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導入這兩種。這些方法各有利弊。

(1)所有軟件都提供錄入界面,可以調集人員將數據逐條錄入,或者利用軟件的復制功能復制類似的數據,然后進行關鍵字段的修改。這種方法比較安全,完善的ERP軟件會在錄入的同時自動查錯,大多數前期未查出的錯誤可以在錄入時被系統提示并禁止錄入,由此保證數據的準確性。

這種方法的缺點是工作量大,完成時間和記錄條數是倍數的關系。如果數據量不大,推薦利用此方法,安全、可靠,事后檢查工作量也小。

(2)可以采用直接導入數據庫的方法,這樣做的優點是效率高,完成時間與數據表個數成倍數關系。

缺點是隱含錯誤多,不易檢查,如果采用此方法,應該在前面的檢查工作中設定嚴格的檢查步驟,尤其在正確性檢查中,對重要字段要逐個檢查,這項工作可以利用各種軟件技術輔助人工進行。

(3)另外一種方法結合了以上兩種方法的優點。此方法利用程序的錄入界面錄入,繼承了界面錄入的差錯功能,同時和數據導入相比,不需要人工干預,可以一天24小時的工作,速度也是很高的。

8.系統核檢

完成錄入工作后必須再次檢查,利用軟件程序測試數據,例如將數據庫備份成一個新的數據庫,將企業常用的流程在新數據庫中做一遍,通過檢查結果的正確性來驗證基礎數據的正確性。 

ERP基礎數據準備這項工作的重點不是在數據本身,嚴密的計劃和合理的組織才是完成這項艱巨工作的最好手段。

基礎數據整理是個艱苦細致的工作,數據質量的提高是漸進和求精的過程。

實施ERP項目的制造企業一定要高度重視基礎數據的整理,如果基礎數據達到了及時性、準確性和完整性的要求,系統切換上線只是水到渠成,ERP發揮效益也將近在咫尺。


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